记录费用¶

在报销费用之前，每笔费用都需要记录在数据库中。可以通过四种不同的方式创建费用记录：manually enter an expense record、upload a receipt、drag and drop 将收据发送到费用应用仪表板，或将 email a receipt 发送到预配置的电子邮件地址。

手动输入费用¶

要记录新费用，请打开费用应用程序，该应用程序默认显示 My Expenses 页面。

小技巧

也可以通过导航至 Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses 随时访问此视图。

单击 New 按钮并在加载的空白费用表单上填写以下字段：

Description：输入费用的简短说明。这应该简洁且信息丰富，例如 Lunch with client 或 Hotel for trade show。
Category：使用下拉菜单，选择与费用最接近的 expense category。
总计：用两种方式之一，输入已支付的总费用：
1. 如果费用为单个项目/费用，且所选类别为单个项目，则在总计字段中输入费用（数量字段隐藏）。
2. 如果费用是固定价格的同一项目/费用的倍数，则显示 Unit Price。在 Quantity 字段中输入单位数量，总成本将自动更新为正确的总计。总成本显示在 Quantity 下面。
  
  Example
  一名员工每工作一英里即可获得一美元。 Category 是 [MIL] Mileage。 Unit Price 自动填充为 $1.00，这是为费用 Category [MIL] Mileage 配置的*每英里*成本。 Quantity 设置为 48，即*行驶里程数*，总计计算为 $48.00。
Included Taxes：如果对所选费用类别配置了税费，则在输入 Total 或 Quantity 后会自动显示税费百分比和金额。

注解
在费用类别上配置税项时，包含税项值会随着总额或:guilabel:数量 更新，而同步实时更新。
Employee：使用下拉菜单，选择与费用关联的员工。
Paid By：单击单选按钮以指示谁支付了费用并应报销。选择 Employee (to reimburse) 或 Company。根据所选的费用类别，此字段可能不会出现。
费用日期：使用点击此字段时出现的日历弹出窗口，输入产生费用的日期。
Account：如果所选费用 Category 具有与其链接的特定帐户，则该帐户将显示在 Account 字段中。如果未指定帐户，则默认 600000 Expenses 帐户将填充此字段。如果需要不同的帐户，请选择费用应登录的帐户。
Customer to Reinvoice：如果费用应由客户支付，并且所选的 Category 允许重新开具费用发票，请使用下拉菜单选择 SO 和要为费用开具发票的客户。下拉菜单中的所有销售订单都会列出 SO 以及销售订单所针对的公司。保存费用后，客户名称消失，费用上仅可见 SO。

Example
客户希望就定制建筑的设计和安装举行现场会议，并同意支付与会议相关的所有费用，包括旅行、酒店和出差员工的膳食。与该会议相关的所有费用都会将定制建筑的销售订单（也引用客户）指示为 Customer to Reinvoice。
分析分布：从下来菜单中，选择开支应计入的账户，可以是项目、:guilabel:`部门`或两者皆有。如有需要，每个类别可列出多个账户。输入账户旁边的百分比值，可调整每个分析账户所占的百分比。
Company：如果在多公司数据库中，请使用下拉菜单选择应归档费用的公司。当前公司自动填充此字段。
备注：如果需要任何注释以澄清费用，请在注释字段中输入。

上传附件¶

创建费用记录后，下一步是附加收据。点击附加收据按钮，将出现一个文件资源管理器。导航到要附加的收据，然后点击打开。

新收据会记录在 沟通栏 中，收据数量会显示在 (paperclip) 图标旁边。根据需要，可将多个收据附加到单个支出记录。

上传费用¶

uploading a PDF receipt 可以自动创建费用记录。要使用此功能，必须启用设置，并且必须购买 IAP 积分。

数字化设置¶

要启用收据扫描，请导航到费用应用程序 ‣ 配置 ‣ 设置，并勾选费用数字化（OCR）选项旁边的复选框。然后点击保存。启用后，会出现其他选项。点击相应的单选按钮，选择下列选项之一：

Do not digitize：禁用收据数字化，但*不*卸载相关的数字化模块。
Digitize on demand only：仅在需要时将收据数字化。费用记录上会出现 Digitize document 按钮。单击后，将扫描收据并更新费用记录。
Digitize automatically：上传后自动将所有收据数字化。

这些选项下面有两个附加链接。单击 Manage Service & Buy Credits 链接可查看帐户详细信息和设置，并购买用于收据数字化的积分。单击 View My Services 链接可查看所有当前服务及其剩余信用余额的列表。

有关文档数字化和 IAP（应用内购买）的更多信息，请参阅:doc:应用内购买 (IAP) <../../essentials/in_app_purchase> 文档。

注解

启用费用数字化（OCR）选项后，将安装一个必要的模块，以便扫描收据。禁用此选项将卸载该模块。

如果希望暂时停止收据数字化，请选择不要数字化选项。之所以提供该选项，是为了不卸载模块，以便将来通过选择其他两个选项之一来启用数字化。

上传收据¶

打开费用应用程序，在我的费用仪表板中点击上传，出现文件资源管理器。导航到所需的收据，选择它，然后点击打开。

扫描收据并创建新的支出记录。在费用日期字段中填入今天的日期，并根据扫描数据填入其他字段，如总计字段。

点击新条目，打开个人费用表单，如有需要，可进行任何更改。扫描的收据会出现在 沟通栏 中。

拖放费用¶

如果 digitalization is enabled，请将收据拖放到费用应用程序仪表板上。收据经过扫描后会单独显示在 Generate Expenses 仪表板上。

单击费用记录，然后根据需要修改详细信息。进行更改后，返回到 My Expenses 仪表板，费用现在显示在列表中。

电子邮件费用¶

无需在支出应用程序中单独创建每笔支出，只需向电子邮件别名发送一封电子邮件，即可自动创建支出。

注解

出于安全目的，在通过电子邮件创建费用时，Odoo 仅接受经过身份验证的员工电子邮件。要确认经过身份验证的员工电子邮件地址，请转到员工应用程序中的员工卡，然后参考工作电子邮件字段。

要执行此操作，必须首先配置电子邮件别名。导航至费用应用程序 ‣ 配置 ‣ 设置。确保选中收到的电子邮件旁边的复选框。默认电子邮件别名为 expense@(domain).com。在别名右侧字段中输入所需的电子邮件名称，更改电子邮件别名。然后点击保存。

注解

如果需要设置域名别名，设置域名别名会出现在收到的电子邮件复选框下方，而不是电子邮件地址字段。

有关设置说明和更多信息，请参阅网站域名文档。

配置域名别名后，在**支出**应用程序的设置页面上的接收邮件功能下方就能看到电子邮件地址字段。

输入电子邮件地址后，可以将电子邮件发送到该别名以创建新费用，而无需输入 Odoo 数据库。

要通过电子邮件提交费用，请创建一封新电子邮件，然后输入产品的*参考*代码（如果有）和费用金额作为电子邮件的主题。接下来，将收据附加到电子邮件中。 Odoo 通过获取电子邮件主题中的信息并将其与收据相结合来创建费用。

小技巧

要检查费用类别的参考代码，请转至 Expenses app ‣ Configuration ‣ Expense Categories。参考代码列在 Reference 列中。

要将参考代码添加到费用类别，请单击该类别以打开费用类别表单。在 Reference 字段中输入参考代码。

Example

如果通过电子邮件提交出差期间 25.00 美元餐费的费用，则电子邮件主题将为 “餐费 $25.00”。

解释 :

费用类别 Meals 的 Reference 是 FOOD
开支的成本为 $25.00