Odoo 19 企业版采购管理全流程操作手册

适用版本：Odoo 19 Enterprise
涉及模块：purchase（采购）+ purchase_stock（库存集成）+ account_3way_match（三单匹配）+ purchase_requisition（采购协议）
主角：采购员小王、采购经理张总、仓管员老李、财务刘芳
贯穿场景：需求申请 → 询价比价 → 创建采购订单 → 审批 → 收货 → 账单核销

模块概述

采购业务流程

需求来源
  ├── 手动创建询价单
  ├── 补货规则自动触发（orderpoint）
  ├── 销售订单MTO触发
  └── 制造订单触发

    ↓
询价单（RFQ / draft）
    ↓
发送询价 → 供应商报价 → 比价选择
    ↓
采购订单（purchase）
    ├── 审批流程（可选）
    └── 供应商确认（可选）
    ↓
收货（stock.picking / incoming）
    ↓
供应商账单（in_invoice）
    ↓
三单匹配验证 → 付款

采购订单状态流转

状态值	显示名称	说明
`draft`	询价单（RFQ）	草稿，供内部讨论
`sent`	已发送询价单	已发给供应商
`to approve`	待审批	需要上级审批（金额超过阈值时）
`purchase`	采购订单	已确认，触发收货任务
`cancel`	已取消	已作废

第一章：系统配置

1.1 采购基本设置

操作路径：设置 → 采购

配置项	代码字段	建议配置
锁定已确认订单	`lock_confirmed_po`	开启（防止确认后私自修改）
采购审批	`po_order_approval`	开启（规范采购流程）
审批触发金额	`po_double_validation_amount`	如 ¥50,000（超过此金额需审批）
采购警告	`group_warning_purchase`	开启（供应商有备注时提醒）
三单匹配	`module_account_3way_match`	企业版推荐开启
采购协议	`module_purchase_requisition`	适合有框架协议的企业
到货提醒	`group_send_reminder`	开启（临近到货日期自动提醒）

1.2 配置供应商信息

操作路径：采购 → 订单 → 供应商 → 打开供应商档案

在"采购"选项卡配置：

字段	说明
供应商交货时间	默认交货天数（影响计划到货日期）
最小订购量	低于此数量不接受订单
价格	该供应商的特定价格（覆盖产品标准成本）
货币	交易货币（可与公司本位币不同）
备注/警告	如"延迟风险供应商，需提前15天采购"，触发警告弹窗

第二章：创建询价单

2.1 手动创建询价单

操作路径：采购 → 订单 → 询价单 → 新建

2.1.1 填写询价单头部

字段	代码字段	填写示例
供应商	`partner_id`	上海精密元件有限公司
供应商参考号	`partner_ref`	可不填，供应商报价时填入
确认截止日期	`date_order`	2025-03-15（请供应商在此前确认）
预计到货日期	`date_planned`	2025-03-31
采购员	`user_id`	小王
公司	`company_id`	明星科技有限公司
付款条款	`payment_term_id`	月结30天

2.1.2 添加询价行

产品	描述	数量	单位	预期价格	税率	计划到货日期
MS-2000-A原材料	精密传感元件A型	500	件	280	增值税13%	2025-03-31
控制芯片M10	主控芯片	100	片	450	增值税13%	2025-03-28

系统提示：输入产品后，如果该产品有配置供应商信息，系统自动带入供应商价格和交货时间。

2.2 从补货建议创建（自动触发）

操作路径：采购 → 报告 → 补货报告

当产品库存低于补货点时，系统自动生成补货建议：

产品：MS-2000-A原材料
当前库存：50件
最低库存（再订购点）：100件
建议补货量：500件（按经济批量计算）
建议供应商：上海精密元件有限公司（最低价供应商）

勾选需要的补货行 → 点击"运行补货"：
- 自动创建询价单/采购订单（根据设置）
- 多个产品来自同一供应商时自动合并到一张订单

第三章：询价比价与供应商选择

3.1 发送询价给供应商

方式一：单个发送

询价单表单 → 点击"发送询价单"（邮件方式发给供应商）

方式二：批量发送

询价单列表 → 勾选多条 → 操作 → "发送询价单"

3.2 记录供应商报价

收到供应商报价后，在询价单上更新：

供应商参考号：SHJM-20250310-088
单价：275元（供应商报价低于预期）
交货时间：15天（到货日期更新为 2025-03-25）

3.3 采购协议（框架协议/批量询价）

前提：安装 purchase_requisition 模块

操作路径：采购 → 订单 → 采购协议 → 新建

适用场景：需要同时向多家供应商询价，比价后选优。

类型选择：
- 空白订单：仅询价比较，中标后手动创建正式采购订单
- 框架协议：约定一段时间内的供货价格和条件

比价流程：
1. 创建采购协议，关联多个供应商
2. 系统为每个供应商自动生成一张询价单
3. 逐一填写各供应商报价
4. 点击"比较产品行"：生成比较表，自动标出最低价供应商
5. 选中最低价供应商 → 点击"选择" → 生成正式采购订单

第四章：采购审批

4.1 二级审批流程

开启"采购审批"并设置金额阈值后（如¥50,000）：

小于阈值：采购员直接"确认订单"，状态从 sent → purchase
大于阈值：点击"确认订单"后状态变为 to approve，等待采购经理审批

4.2 审批人操作

采购经理张总收到审批通知后：

方式一：邮件中点击审批链接
方式二：采购 → 订单 → 待审批（筛选器）→ 打开订单

审核内容：
- 供应商是否为合格供应商
- 价格是否合理（与上期采购价比较）
- 是否在预算范围内

操作：
- 点击"批准订单"：状态变为 purchase
- 点击"拒绝"：返回 draft，采购员需修改后重新提交

代码说明：审批通过后状态从 to approve → purchase（代码字段值），此时 date_approve 字段记录审批时间。

第五章：收货管理

5.1 查看待收货任务

操作路径：库存 → 作业 → 收货单（或采购订单右上角"收货"智能按钮）

收货单：WH/IN/00234
来源单据：PO/2025/00089
供应商：上海精密元件有限公司
计划日期：2025-03-25

产品明细：
  精密传感元件A型  需求：500件  已到货：0件
  主控芯片M10      需求：100片  已到货：0片

5.2 验收入库

实际收货时，陈大伟在系统中操作：

1. 扫描条码（或手动录入）：

实际已完成数量：
  精密传感元件A型：480件（供应商短交20件）
  主控芯片M10：    100片（全部到齐）

2. 验证收货：点击"验证"按钮：
- 系统询问：短交20件是否创建积压订单（backorder）？
- 选择"创建积压"：剩余20件生成新的收货任务，等待补货

3. 结果：
- 库存数量增加：精密传感元件A型 +480件，主控芯片 +100片
- 采购订单 qty_received 字段更新

5.3 分批收货

对于大批量采购，供应商可能分批发货：
- 第一批：300件（验证后生成积压单，剩余200件）
- 第二批：200件（验证完成，积压单关闭）

第六章：供应商账单处理

6.1 创建供应商账单

方式一：从采购订单创建（推荐）

采购订单 → "创建账单"按钮：

账单类型：in_invoice（供应商账单）
供应商：上海精密元件有限公司
账单日期：2025-03-25（供应商开票日期）

账单行（自动生成）：
  精密传感元件A型  480件  ×  ¥275  =  ¥132,000
  主控芯片M10      100片  ×  ¥450  =  ¥ 45,000
  增值税 13%                          ¥ 22,815
  合计                                ¥199,815

方式二：从账单模块创建

财务 → 供应商 → 账单 → 新建，手动关联采购订单

6.2 三单匹配（企业版）

前提：安装 account_3way_match 模块

三单匹配自动对比：
1. 采购订单：约定数量480件 × ¥275 = ¥132,000
2. 收货单：实际收货480件
3. 供应商账单：供应商开票480件 × ¥280 = ¥134,400（价格有偏差！）

偏差处理：
- 账单金额与采购订单不符时，系统标记"待核验"
- 财务需在账单上确认：是否同意按供应商开票价格付款
- 点击"发布"（或"付款放行"）后才能进行付款

6.3 账单验证与过账

财务刘芳核对发票内容：
1. 检查税率是否正确
2. 检查金额是否与合同一致
3. 分配到正确的分析账户（如：项目成本中心）
4. 点击"确认"过账：
- state 变为 posted
- 财务系统：借：库存商品/原材料，贷：应付账款

第七章：付款给供应商

7.1 到期付款提醒

操作路径：财务 → 供应商 → 账单 → 筛选"到期"

系统自动计算付款到期日（基于付款条款"月结30天"）：

账单：BILL/2025/00456
供应商：上海精密元件有限公司
应付金额：¥199,815
付款到期：2025-04-25
状态：到期（已过期3天）⚠️

7.2 登记付款

账单表单 → "登记付款"按钮：

付款方式：出账（向供应商付款）
日记账：银行（工商银行基本账户）
付款日期：2025-04-22
金额：¥199,815
付款参考：2025042201（银行凭证号）

7.3 批量付款（企业版）

前提：安装 account_batch_payment 模块

操作路径：财务 → 供应商 → 账单 → 选择多条到期账单 → "批量付款"

生成批量付款文件（支持SEPA XML、支票等格式），一次操作处理多笔付款。

第八章：采购报告

8.1 采购分析报告

操作路径：采购 → 报告 → 采购分析

分析维度	用途
按供应商	供应商采购金额占比
按产品	高频/高额采购品分析
按月度	采购趋势与季节性波动
按采购员	员工工作量分析
按状态	草稿/确认/完成各阶段分布

8.2 供应商价格比较

操作路径：采购 → 配置 → 供应商价格

查看同一产品的所有供应商报价，进行横向比较：

产品：精密传感元件A型

供应商           单价    最低订量  交货时间  最后更新
上海精密元件     ¥275    100件     15天      2025-03-10
北京传感科技     ¥290    50件      10天      2025-02-28
深圳元器件批发   ¥265    500件     20天      2025-01-15

8.3 到货延迟分析

操作路径：采购 → 报告 → 延迟分析（需企业版）

追踪供应商交货准时率：
- 绿色：准时到货
- 黄色：延迟1-3天
- 红色：延迟3天以上

第九章：采购协议（框架合同）

9.1 年度框架协议

适用场景：与主力供应商签订年度供货协议，锁定价格和最低采购量。