⚡ 生产力工具
Sign、Documents、Knowledge 与电子表格
Odoo 19 企业版 生产力工具操作手册
适用版本：Odoo 19 Enterprise
涉及模块：sign（电子签署）+documents（文档管理）+knowledge（知识库）+spreadsheet（电子表格）+discuss（讨论）+calendar（日历）
主角：HR 专员小李、项目经理小陈、全体员工
贯穿场景：发起合同签署 → 文档归档 → 知识沉淀 → 数据分析
模块概述
生产力工具体系
Odoo 生产力工具（企业版）
├── Sign（电子签署） ← 合同/协议在线签署，法律效力
├── Documents（文档管理） ← 统一文件中心，上传/分类/共享
├── Knowledge（知识库） ← 企业Wiki，团队知识沉淀
├── Spreadsheet（电子表格） ← 内嵌式Excel，连接Odoo数据
├── Discuss（讨论） ← 内部IM，频道/私聊/视频会议
├── Calendar（日历） ← 日程管理，同步Google/Outlook
└── Appointments（预约） ← 外部预约，连接CRM商机
第一部分：电子签署（Sign）
核心概念
Sign 核心流程：
上传PDF模板
↓
添加签署字段（签名框/文本框/日期/复选框等）
↓
设置签署角色（谁来签）
↓
发起签署请求 → 通知签署人
↓
签署人在线签署（手写/输入/上传图片）
↓
所有人签完 → 生成已签文件 → 发给所有人
主要模型
| 模型 | 说明 |
|---|---|
sign.template |
签署模板（带字段的PDF） |
sign.request |
签署请求（一次签署任务） |
sign.request.item |
每个签署人的签署任务 |
sign.item |
模板中的字段（签名框等） |
sign.item.role |
签署角色（如：员工、HR、公司代表） |
sign.log |
完整审计日志（IP、时间、操作） |
第一章：创建签署模板
1.1 上传合同模板
操作路径：签署 → 模板 → 新建
1. 上传PDF文件：劳动合同模板2025版.pdf
2. 系统显示PDF预览
3. 在左侧字段面板拖拽字段到合同对应位置
1.2 配置签署字段
可拖拽的字段类型：
| 字段类型 | 说明 | 适用位置 |
|---|---|---|
| 签名 | 手写签名（鼠标/触屏/上传） | 签名栏 |
| 缩写签名 | 缩写签名（如：ZS） | 每页页脚 |
| 文本 | 自由文本输入 | 姓名/地址等 |
| 全名 | 自动填入签署人全名 | 姓名栏 |
| 邮箱 | 自动填入签署人邮箱 | 邮箱栏 |
| 手机 | 签署人手机号 | 联系方式 |
| 日期 | 签署当天日期（自动） | 签署日期栏 |
| 复选框 | 勾选确认项 | 条款确认 |
| 单选 | 多选一选项 | 合同类型选择 |
| 下拉框 | 下拉选择 | 部门/职级选择 |
| 附件 | 要求上传文件 | 证件附件 |
1.3 设置签署角色
在模板中定义谁来签哪些字段：
角色1：员工
字段：员工签名（页10）、员工姓名（页1）、日期（页10）
角色2：公司代表（HR经理）
字段：公司章/代表签名（页10）、公司日期（页10）
角色3：见证人（可选）
第二章：发起签署请求
2.1 从模板发起
操作路径：签署 → 模板 → 选择模板 → "发送"按钮
签署模板：劳动合同模板2025版
角色分配：
员工角色 → 张三（zhangsan@mxtech.com.cn）
公司代表 → 王总（hr-manager@mxtech.com.cn）
发送方式：
● 通过邮件发送签署链接
○ 分享直接链接
○ 面对面签署（当场签）
签署截止日期：2025-04-10
点击"发送"后：
- 张三和王总各自收到邮件，邮件中包含专属签署链接
- 系统创建 sign.request，状态为"进行中"
2.2 签署人操作（门户）
张三收到邮件后：
1. 点击链接打开签署页面（无需 Odoo 账号）
2. 查看合同内容
3. 在签名框手写签名（鼠标绘制 / 上传签名图片 / 输入姓名转为字体）
4. 填写其他字段（入职日期、职位等）
5. 点击"提交签署"
系统记录签署日志（时间戳、IP地址、设备信息）。
2.3 追踪签署状态
操作路径：签署 → 签署请求
劳动合同-张三-2025
状态：进行中
签署人：
张三（员工） ✓ 已签署（2025-04-02 14:23）
王总（公司代表） ⏳ 待签署
发送提醒邮件：点击"提醒"按钮，向未签人再发一封提醒
2.4 签署完成
所有人签完后：
- 状态变为"已签署"
- 系统自动将已签PDF发送给所有参与方
- 原始 PDF + 签名 + 审计报告 打包为最终文件
- 可下载存档或自动保存到 Documents 文档库
第三章：Sign 与 HR 集成
操作路径：员工 → 员工档案 → 打开某员工 → "合同"选项卡 → "发送签署请求"
自动预填：
- 员工姓名和邮箱
- 当前合同信息（薪资、职位、入职日期）
配合 hr_sign 和 hr_contract_salary 模块，可实现：
- 发送 offer letter（录用通知）在线签署
- 劳动合同在线签署，签完后自动更新员工合同状态
第二部分：文档管理（Documents）
核心概念
Documents 结构：
文件夹（Workspace）
├── 子文件夹
└── 文档（Document）
├── 文件附件（PDF/Word/Excel/图片等）
├── 链接（外部URL）
└── 请求（要求他人上传）
第四章：文档库配置
4.1 创建文件夹（工作区）
操作路径：文档 → 文件夹 → 新建
明星科技文档中心结构：
📁 HR文档
📁 合同与协议
📁 员工手册
📁 招聘材料
📁 销售文档
📁 报价单模板
📁 客户合同
📁 产品手册
📁 财务文档
📁 发票原件
📁 银行对账单
📁 研发文档
📁 产品规格书
📁 BOM文件
4.2 文件夹权限设置
每个文件夹可设置访问权限：
📁 合同与协议
所有人可读：☐（仅内部）
可写入：HR专员、HR经理
可读取：全体员工（只读，不可下载完整版）
第五章：文档日常操作
5.1 上传文档
操作路径：文档 → 拖拽文件到文件夹（或点击"新建"→ 上传）
支持格式：PDF、Word、Excel、PPT、图片、视频等
OCR 索引：☑（自动提取文档内容，支持全文搜索）
标签：合同、2025年、上海
5.2 AI 文档分类（企业版 ai_documents）
安装 ai_documents 模块后：
- 上传文件时，AI 自动分析内容
- 推荐文件夹分类（如：识别到"劳动合同"→ 建议放入 HR文档/合同与协议）
- 自动应用标签
5.3 请求他人上传文件
场景：HR 需要新员工上传身份证扫描件
操作路径：文档 → 新建 → "请求"
文件名：张三-身份证扫描件
所在文件夹：HR文档/招聘材料
请求对象：张三（zhangsan@mxtech.com.cn）
截止日期：2025-04-05
消息：请上传您的身份证正反面扫描件（清晰PDF格式）
张三收到邮件，通过门户直接上传文件，自动归档到指定文件夹。
5.4 文档共享
外部共享：
选择文件 → 右键 → "分享" → 生成分享链接
有效期：7天
密码保护：☑ 设置密码
可下载：☑
第六章：文档与其他模块集成
| 集成 | 说明 |
|---|---|
| Sign（签署） | 签署完成的合同自动保存到文档库 |
| 发票 | 供应商发票PDF自动归档 |
| HR | 员工相关文件按员工归档 |
| 采购 | 采购合同文档关联 |
| 电子表格 | Documents 中的电子表格支持直接编辑 |
第三部分：知识库（Knowledge）
核心概念
Knowledge 是企业内部的 Wiki 系统，用于：
- 沉淀操作规程和标准文档
- 分享行业知识和最佳实践
- 新员工入职材料
- 项目文档
第七章：知识库基础操作
7.1 创建知识文章
操作路径：知识库 → 新建
文章标题：MS-2000-A传感器安装指南
文章内容（富文本编辑器支持）：
## 适用范围
本指南适用于 MS-2000-A 系列工业传感器的现场安装和调试...
## 安装前检查
1. 检查外观是否完好
2. 核对型号和序列号
...
## 安装步骤
（插入图片/视频）
## 常见故障排查
（插入表格）
富文本编辑器支持：
- / 快捷命令（插入图片、表格、代码块、视频、看板...）
- @ 提及团队成员
- # 引用其他文章
- 插入 Odoo 数据视图（如：嵌入产品列表）
7.2 文章层级结构
📚 知识库
📖 产品知识
📄 MS-2000-A安装指南
📄 MS-2010控制器说明书
📄 常见故障FAQ
📖 销售资料
📄 竞品对比分析
📄 报价技巧手册
📖 内部流程
📄 请假流程说明
📄 费用报销规范
📄 新员工入职指南
7.3 文章权限设置
每篇文章可设置：
权限：
● 所有内部用户（公开）
○ 仅限成员（在"成员"中指定人员）
○ 私有（只有自己可见）
允许评论：☑（读者可在文章段落留评论）
7.4 收藏与搜索
- 点击文章右上角星标 → 加入"我的收藏"
- 全文搜索：输入关键词，AI 辅助检索（需安装
ai_knowledge）
第八章：知识库与其他模块集成
8.1 在任意表单中嵌入文章
在 Odoo 任意表单视图中，可插入知识库文章链接：
场景：服务台工单中，技术支持引用知识库文章
操作：工单 Chatter → 点击知识库图标 → 搜索并嵌入"传感器故障排查指南"
8.2 模板系统
操作路径：知识库 → 新建 → 从模板创建
内置模板类别（系统预设）：
- 会议记录
- 项目计划
- 销售提案
- 入职流程
- 产品发布计划
第四部分：电子表格（Spreadsheet）
第九章：Odoo 电子表格特色
Odoo Spreadsheet 是内嵌在 Odoo 中的电子表格工具，主要优势在于直接连接 Odoo 数据：
9.1 创建电子表格
操作路径：文档 → 新建 → 电子表格
或从报告导出：
操作路径：销售分析报告 → 下拉菜单 → "插入电子表格"
9.2 插入 Odoo 数据
在电子表格中，点击菜单"插入" → "Odoo 数据"：
可插入类型：
├── 数据透视表（选择模型和字段，动态更新）
├── 列表（选择模型过滤结果，显示为表格）
└── 图表（基于 Odoo 数据生成图表）
示例：插入销售数据透视表
模型：销售订单行（sale.order.line）
行：产品分类
列：月份
值：销售金额（sum）
过滤：2025年，已确认订单
9.3 全局筛选器
在电子表格顶部可添加全局筛选器：
筛选器1：日期范围（影响所有数据透视表和图表）
筛选器2：销售员（筛选特定销售员的数据）
筛选器3：公司（多公司场景）
9.4 Odoo 专有函数
电子表格支持 ODOO. 系列函数：
=ODOO.LIST(model, [domain], [offset], [limit], field1, field2, ...)
示例：=ODOO.LIST("sale.order", [["state","=","sale"]], 0, 10, "name", "amount_total")
→ 返回前10条已确认销售订单的单号和金额
9.5 与文档库集成
电子表格存储在文档库中，支持：
- 多人协作编辑（实时协作）
- 权限管理（与文档权限一致）
- 版本历史
第五部分：讨论（Discuss）
第十章：内部沟通
10.1 频道（公开讨论）
操作路径：讨论 → 频道 → 新建频道
频道类型：
● 公开（所有内部员工可加入）
○ 私有（需被邀请）
常用频道：
#general 全体公告
#华东销售团队 销售团队工作交流
#技术支持 技术问题讨论
#公司活动 活动通知
10.2 私聊
操作路径：讨论 → 新建消息 → 选择同事
支持：
- 文字、表情
- 文件附件
- 语音消息
- 视频通话（需配置 ICE 服务器）
10.3 在业务对象中讨论
每个 Odoo 业务对象（商机/订单/工单等）都有 Chatter（消息区域）：
- 发消息：@提及同事，自动通知
- 记录变更：系统自动记录字段变更历史
- 附件：直接在业务对象上上传相关文件
- 活动：创建待办事项
第六部分：日历（Calendar）
第十一章：日程管理
11.1 创建日程
操作路径：日历 → 新建
标题：苏州宏达客户拜访
日期：2025-04-05 10:00-12:00
地点：苏州宏达总部（苏州工业园区星河路88号）
参与者：李明、王磊（同事），刘建国（客户，外部）
提醒：提前1天，提前30分钟
关联：CRM商机 - 苏州宏达S00089
备注：带产品样机和完整方案PPT
11.2 同步 Google/Outlook 日历
操作路径：设置 → 通用设置 → 集成 → Google Calendar 同步
- 授权 Google 账号后，Odoo 日历与 Google Calendar 双向同步
- 同样支持 Microsoft Outlook 日历同步
附录：生产力工具快速入口
| 功能 | 快捷路径 |
|---|---|
| 发起合同签署 | 签署 → 模板 → 发送 |
| 查看待签文件 | 签署 → 签署请求 → 筛选"进行中" |
| 上传文档 | 文档 → 目标文件夹 → 上传 |
| 搜索知识库 | 知识库 → 搜索框 |
| 新建电子表格 | 文档 → 新建 → 电子表格 |
| 查看所有活动 | 顶部导航 → 时钟图标 |
| 查看消息 | 顶部导航 → 气泡图标 |
文档版本：Odoo 19 Enterprise | 更新日期：2026-03-04