Odoo 19 企业版 采购管理全流程操作手册

适用版本：Odoo 19 Enterprise 涉及模块：purchase（采购）+ purchase_stock（库存集成）+ account_3way_match（三单匹配）+ purchase_requisition（采购协议） 主角：采购员小王、采购经理张总、仓管员老李、财务刘芳 贯穿场景：需求申请 → 询价比价 → 创建采购订单 → 审批 → 收货 → 账单核销

模块概述

采购业务流程

需求来源
  ├── 手动创建询价单
  ├── 补货规则自动触发（orderpoint）
  ├── 销售订单MTO触发
  └── 制造订单触发

    ↓
询价单（RFQ / draft）
    ↓
发送询价 → 供应商报价 → 比价选择
    ↓
采购订单（purchase）
    ├── 审批流程（可选）
    └── 供应商确认（可选）
    ↓
收货（stock.picking / incoming）
    ↓
供应商账单（in_invoice）
    ↓
三单匹配验证 → 付款

采购订单状态流转

第一章：系统配置

1.1 采购基本设置

操作路径：设置 → 采购

1.2 配置供应商信息

操作路径：采购 → 订单 → 供应商 → 打开供应商档案

在"采购"选项卡配置：

第二章：创建询价单

2.1 手动创建询价单

操作路径：采购 → 订单 → 询价单 → 新建

2.1.1 填写询价单头部

2.1.2 添加询价行

系统提示：输入产品后，如果该产品有配置供应商信息，系统自动带入供应商价格和交货时间。

2.2 从补货建议创建（自动触发）

操作路径：采购 → 报告 → 补货报告

当产品库存低于补货点时，系统自动生成补货建议：

产品：MS-2000-A原材料
当前库存：50件
最低库存（再订购点）：100件
建议补货量：500件（按经济批量计算）
建议供应商：上海精密元件有限公司（最低价供应商）

勾选需要的补货行 → 点击"运行补货"：

• 自动创建询价单/采购订单（根据设置）
• 多个产品来自同一供应商时自动合并到一张订单

第三章：询价比价与供应商选择

3.1 发送询价给供应商

方式一：单个发送

询价单表单 → 点击"发送询价单"（邮件方式发给供应商）

方式二：批量发送

询价单列表 → 勾选多条 → 操作 → "发送询价单"

3.2 记录供应商报价

收到供应商报价后，在询价单上更新：

供应商参考号：SHJM-20250310-088
单价：275元（供应商报价低于预期）
交货时间：15天（到货日期更新为 2025-03-25）

3.3 采购协议（框架协议/批量询价）

前提：安装 purchase_requisition 模块

操作路径：采购 → 订单 → 采购协议 → 新建

适用场景：需要同时向多家供应商询价，比价后选优。

类型选择：

• 空白订单：仅询价比较，中标后手动创建正式采购订单
• 框架协议：约定一段时间内的供货价格和条件

比价流程：

1. 创建采购协议，关联多个供应商
2. 系统为每个供应商自动生成一张询价单
3. 逐一填写各供应商报价
4. 点击"比较产品行"：生成比较表，自动标出最低价供应商
5. 选中最低价供应商 → 点击"选择" → 生成正式采购订单

第四章：采购审批

4.1 二级审批流程

开启"采购审批"并设置金额阈值后（如¥50,000）：

• 小于阈值：采购员直接"确认订单"，状态从 sent → purchase
• 大于阈值：点击"确认订单"后状态变为 to approve，等待采购经理审批

4.2 审批人操作

采购经理张总收到审批通知后：

方式一：邮件中点击审批链接 方式二：采购 → 订单 → 待审批（筛选器）→ 打开订单

审核内容：

• 供应商是否为合格供应商
• 价格是否合理（与上期采购价比较）
• 是否在预算范围内

操作：

• 点击"批准订单"：状态变为 purchase
• 点击"拒绝"：返回 draft，采购员需修改后重新提交

代码说明：审批通过后状态从 to approve → purchase（代码字段值），此时 date_approve 字段记录审批时间。

第五章：收货管理

5.1 查看待收货任务

操作路径：库存 → 作业 → 收货单（或采购订单右上角"收货"智能按钮）

收货单：WH/IN/00234
来源单据：PO/2025/00089
供应商：上海精密元件有限公司
计划日期：2025-03-25

产品明细：
  精密传感元件A型  需求：500件  已到货：0件
  主控芯片M10      需求：100片  已到货：0片

5.2 验收入库

实际收货时，陈大伟在系统中操作：

1. 扫描条码（或手动录入）：

实际已完成数量：
  精密传感元件A型：480件（供应商短交20件）
  主控芯片M10：    100片（全部到齐）

2. 验证收货：点击"验证"按钮：

• 系统询问：短交20件是否创建积压订单（backorder）？
• 选择"创建积压"：剩余20件生成新的收货任务，等待补货

3. 结果：

• 库存数量增加：精密传感元件A型 +480件，主控芯片 +100片
• 采购订单 qty_received 字段更新

5.3 分批收货

对于大批量采购，供应商可能分批发货：

• 第一批：300件（验证后生成积压单，剩余200件）
• 第二批：200件（验证完成，积压单关闭）

第六章：供应商账单处理

6.1 创建供应商账单

方式一：从采购订单创建（推荐）

采购订单 → "创建账单"按钮：

账单类型：in_invoice（供应商账单）
供应商：上海精密元件有限公司
账单日期：2025-03-25（供应商开票日期）

账单行（自动生成）：
  精密传感元件A型  480件  ×  ¥275  =  ¥132,000
  主控芯片M10      100片  ×  ¥450  =  ¥ 45,000
  增值税 13%                          ¥ 22,815
  合计                                ¥199,815

方式二：从账单模块创建

财务 → 供应商 → 账单 → 新建，手动关联采购订单

6.2 三单匹配（企业版）

前提：安装 account_3way_match 模块

三单匹配自动对比：

1. 采购订单：约定数量480件 × ¥275 = ¥132,000
2. 收货单：实际收货480件
3. 供应商账单：供应商开票480件 × ¥280 = ¥134,400（价格有偏差！）

偏差处理：

• 账单金额与采购订单不符时，系统标记"待核验"
• 财务需在账单上确认：是否同意按供应商开票价格付款
• 点击"发布"（或"付款放行"）后才能进行付款

6.3 账单验证与过账

财务刘芳核对发票内容：

1. 检查税率是否正确
2. 检查金额是否与合同一致
3. 分配到正确的分析账户（如：项目成本中心）
4. 点击"确认"过账：

• state 变为 posted
• 财务系统：借：库存商品/原材料，贷：应付账款

第七章：付款给供应商

7.1 到期付款提醒

操作路径：财务 → 供应商 → 账单 → 筛选"到期"

系统自动计算付款到期日（基于付款条款"月结30天"）：

账单：BILL/2025/00456
供应商：上海精密元件有限公司
应付金额：¥199,815
付款到期：2025-04-25
状态：到期（已过期3天）⚠️

7.2 登记付款

账单表单 → "登记付款"按钮：

付款方式：出账（向供应商付款）
日记账：银行（工商银行基本账户）
付款日期：2025-04-22
金额：¥199,815
付款参考：2025042201（银行凭证号）

7.3 批量付款（企业版）

前提：安装 account_batch_payment 模块

操作路径：财务 → 供应商 → 账单 → 选择多条到期账单 → "批量付款"

生成批量付款文件（支持SEPA XML、支票等格式），一次操作处理多笔付款。

第八章：采购报告

8.1 采购分析报告

操作路径：采购 → 报告 → 采购分析

8.2 供应商价格比较

操作路径：采购 → 配置 → 供应商价格

查看同一产品的所有供应商报价，进行横向比较：

产品：精密传感元件A型

供应商           单价    最低订量  交货时间  最后更新
上海精密元件     ¥275    100件     15天      2025-03-10
北京传感科技     ¥290    50件      10天      2025-02-28
深圳元器件批发   ¥265    500件     20天      2025-01-15

8.3 到货延迟分析

操作路径：采购 → 报告 → 延迟分析（需企业版）

追踪供应商交货准时率：

• 绿色：准时到货
• 黄色：延迟1-3天
• 红色：延迟3天以上

第九章：采购协议（框架合同）

9.1 年度框架协议

适用场景：与主力供应商签订年度供货协议，锁定价格和最低采购量。

操作路径：采购 → 订单 → 采购协议 → 新建

协议类型：框架协议
供应商：上海精密元件有限公司
协议有效期：2025-01-01 至 2025-12-31

产品约定：
  精密传感元件A型  年度最低订量：5000件  约定单价：¥260（低于散单价¥275）
  主控芯片M10      年度最低订量：1000片  约定单价：¥420

使用框架协议：

后续创建采购订单时，在"采购协议"字段选择框架协议：

• 系统自动套用协议价格
• 累计采购量自动更新到协议的"已使用数量"

附录：常见操作与问题

Q1：如何修改已确认的采购订单？

操作：采购订单 → 右上角锁图标 → "解锁"按钮 → 修改内容 → "保存"

注意：解锁后需重新确认，如开启了审批流程需再次走审批。

Q2：采购退货（退给供应商）

操作路径：采购订单关联的收货单 → "退货"按钮：

• 选择退货数量
• 系统生成"退货调拨单"（incoming退回到vendor location）
• 关联到供应商账单上创建"贷项通知单"（in_refund）

Q3：如何处理价格差异？

情况：采购订单单价¥275，供应商开票¥280

处理方案：

1. 接受差异：在账单中直接修改价格（需财务主管授权）
2. 拒绝接受：退回账单，要求供应商重新开票
3. 记录到"落地成本"：安装 stock_landed_costs 将差异计入库存成本

附录：关键字段速查

文档版本：Odoo 19 Enterprise | 更新日期：2026-03-04