Odoo 18 采购模块中三方匹配（3-Way Matching）的工作原理与实践指南
在企业采购与财务核算流程中，“付款”是连接采购执行与财务闭环的关键环节，而“确保付款对应真实、合规的采购行为”则是核心诉求。Odoo 18 采购模块的三方匹配（3-Way Matching） 机制，通过自动化校验“采购订单、收货单、供应商账单”三大核心文档的一致性，构建了一套从采购需求到付款结算的全流程风控体系，既解决了人工核对效率低、易出错的问题，又有效防范了虚报、错付等财务风险，是企业实现采购数字化与财务规范化的重要工具。
一、三方匹配的核心逻辑与应用场景
1. 三大核心文档的角色定位
三方匹配的本质是通过“采购约定-实物/服务交付-付款凭证”的交叉验证，确保每一笔付款都有对应的真实业务支撑。三大文档在流程中的角色分工明确：
| 文档类型 | 发起方 | 核心作用 | 关键数据字段 |
|---|---|---|---|
| 采购订单（PO） | 企业采购部门 | 明确与供应商的采购约定，是后续收货、开票、付款的“基准依据” | 供应商信息、产品/服务名称、规格型号、采购数量、单价、总价、交货期、付款条款 |
| 收货单（GRN） | 企业仓库/验收部门 | 确认供应商是否按约定交付货物/服务，是“实际履约”的凭证 | 收货日期、验收人、实际收货数量、产品状态（合格/不合格）、对应的采购订单号 |
| 供应商账单（Invoice） | 供应商 | 向企业提出付款请求的正式凭证，是“财务付款”的直接依据 | 发票编号、开票日期、供应商信息、产品/服务数量、单价、总金额、对应的采购订单号 |
2. 三方匹配的核心校验维度
Odoo 18 的三方匹配并非简单比对“数量一致”，而是从数量、价格、核心信息关联性三个维度进行精细化校验，确保全链路数据无偏差：
- 维度一：数量校验（核心校验项）
比对“采购订单约定数量”“收货单实际验收数量”“供应商账单开票数量”三者的关系。核心逻辑为：只有“实际验收的数量”，才是企业应付款的数量基础，即“账单数量不得超过收货数量”（除非有特殊约定，如分批交货、补发货等）。 - 维度二：价格校验（合规性校验项）
校验“供应商账单中的单价/总价”是否与“采购订单约定的单价/总价”一致。若账单价格高于订单价格，系统会触发“异常”提醒，需采购部门核实是否存在“临时调价、额外服务”等合规依据。 - 维度三：信息关联性校验（流程合规性校验项）
确保三大文档属于同一笔采购业务，即“收货单必须关联采购订单”“供应商账单必须同时关联采购订单和收货单”。若账单未关联有效采购订单或收货单，系统会直接判定为“异常”，阻止付款流程推进。
3. 适用场景与不适用场景
三方匹配并非适用于所有采购场景，企业需根据业务类型选择是否启用：
| 适用场景 | 不适用场景 |
|---|---|
| 实物采购（如原材料、办公用品、生产设备等，需通过仓库验收） | 服务类采购（如咨询服务、审计服务，无“实物收货单”，通常采用“两方匹配”：订单+账单） |
| 大额采购（如生产用核心物料，需严格控制数量、价格偏差） | 小额零星采购（如紧急采购的小额耗材，可简化流程，跳过三方匹配） |
| 对供应商管理要求高的场景（如防止供应商虚报数量、抬高价格） | 内部结算场景（如企业内部部门间的物料调拨，无外部供应商账单） |
二、三方匹配的前置条件与配置细节
三方匹配的生效依赖于“基础配置+产品级策略”的双重设置，需确保采购流程各环节的规则统一，避免出现“配置冲突导致匹配失效”的问题。
1. 核心前置条件：账单控制策略配置
Odoo 18 提供两种账单控制策略，直接决定“何时可以创建供应商账单”，而三方匹配仅支持基于“收到数量”的策略（若选择“订购数量”，则无需等待收货即可开票，无法实现“实物交付与付款”的关联校验）。
两种账单控制策略对比
| 策略类型 | 触发开票的时机 | 核心逻辑 | 与三方匹配的兼容性 | 适用业务场景 |
|---|---|---|---|---|
| 基于“订购数量” | 采购订单确认后（无需等待收货） | 以“采购约定”为付款依据，不关注是否实际收到货物/服务 | 不兼容 | 预付款业务（如定制化产品需预付定金）、虚拟商品采购（如软件授权，无实体收货） |
| 基于“收到数量” | 收货单确认验收后（必须完成收货） | 以“实际交付”为付款依据，仅对已验收的货物/服务开票付款 | 完全兼容 | 绝大多数实物采购（如生产原材料、办公设备）、需验收的服务（如设备安装服务） |
2. 详细配置步骤（含菜单路径与权限说明）
步骤1：全局账单控制策略配置（默认策略）
- 操作路径：采购模块 > 配置 > 设置 > 开票（Billing）
- 权限要求：需拥有“采购管理员”或“财务管理员”权限（普通采购员无配置权限）
- 配置内容：
在“账单控制”（Bill Control）下拉菜单中，选择“基于收到数量”（Based on Received Quantities），点击“保存”。
✅ 说明：此设置将作为所有新创建产品的默认账单控制策略，确保新采购的产品自动适配三方匹配流程。
步骤2：产品级账单控制策略调整（个性化需求）
若部分产品需采用不同策略（如部分虚拟商品采用“基于订购数量”），可在产品详情页单独修改：
- 操作路径：库存模块 > 产品 > 选择目标产品 > 编辑 > “采购”选项卡
- 配置内容：
在“账单控制”（Bill Control）字段中，根据需求选择“基于收到数量”或“基于订购数量”，点击“保存”。
⚠️ 注意：若产品已关联未完成的采购订单，修改策略后需重新确认采购订单，否则可能导致后续账单创建异常。
步骤3：启用三方匹配功能
- 操作路径：采购模块 > 配置 > 设置 > 开票（Billing）
- 配置内容：
勾选“三方匹配”（3-Way Matching）选项，点击“保存”。
✅ 说明：启用后，系统会在供应商账单页面自动添加“应付款状态”字段，并启动三大文档的自动化比对逻辑。
步骤4：（可选）配置差异容忍规则
对于部分企业（如采购批量大、允许小额损耗的行业），可设置“差异容忍阈值”，避免因微小偏差（如收货短少0.5%）触发“异常”，减少无效人工干预：
- 操作路径：采购模块 > 配置 > 采购设置 > 高级（Advanced）
- 配置内容：
- 勾选“允许数量差异”（Allow Quantity Variances）；
- 设置“最大数量差异比例”（如1%）或“最大金额差异”（如100元）；
- 保存后，当账单与收货单的差异在阈值内时，系统仍判定为“应付款状态=是”。
三、三方匹配的完整操作流程（含异常处理）
以“采购10个‘三人沙发’”为例，结合实际业务中可能出现的“正常匹配”“数量差异”“价格差异”等场景，完整演示三方匹配的操作全流程。
1. 基础信息准备
- 产品：三人沙发（设置账单控制策略为“基于收到数量”）；
- 供应商：报喜鸟r（已维护完整的银行账户、联系人等信息，确保后续付款顺利）；
- 采购需求：向“报喜鸟r”采购10个三人沙发，单价2000元/个，总价20000元，交货期7天。
2. 流程步骤详解
步骤1：创建并确认采购订单（PO）
- 操作路径：采购模块 > 采购订单 > 创建
- 填写内容：
- 供应商：报喜鸟r；
- 产品：三人沙发，数量10，单价2000元；
- 交货地点：公司仓库；
- 付款条款：货到验收后30天付款。
- 确认订单：点击“确认”按钮，采购订单状态变为“已确认”（Confirmed），系统自动生成对应的“待收货”任务（显示在仓库模块的“待处理收货单”列表中）。
步骤2：接收货物并生成收货单（GRN）
- 操作路径：库存模块 > 收货单 > 选择采购订单对应的待收货单
- 验收与确认：
- 仓库人员核对实物：数量是否为10个、产品是否完好（无破损、规格匹配）；
- 填写收货信息：在收货单的“实际收货数量”字段填写10（若部分破损，可填写实际合格数量，如9）；
- 确认收货：点击“验证”（Validate）按钮，收货单状态变为“已完成”（Done），系统自动更新采购订单的“已收货数量”字段。
步骤3：基于收货单创建供应商账单
- 操作路径：采购模块 > 采购订单 > 选择已收货的订单 > 点击“创建账单”（Create Bill）
- 系统自动关联：
点击“创建账单”后，系统会自动将“采购订单”“收货单”与新生成的账单关联，并默认填充以下信息：- 供应商信息（取自采购订单）；
- 产品数量（取自收货单的“实际收货数量”，如10个）；
- 单价与总价（取自采购订单，如2000元/个，总价20000元）；
- 账单编辑与确认：
财务人员核对供应商提供的纸质/电子发票，若信息一致，直接点击“保存”，账单状态变为“草稿”（Draft）；若需调整（如发票含运费，需新增“运费”行项目），编辑后保存。
步骤4：三方匹配自动校验与“应付款状态”判定
账单保存后，系统会立即启动三方匹配校验，并在账单的“其他信息”（Other Info）选项卡中显示“应付款状态”（Should Be Paid），不同场景下的判定逻辑与处理方式如下：
| 场景类型 | 核心数据对比（PO/GRN/账单） | 应付款状态 | 系统提示与处理建议 |
|---|---|---|---|
| 正常匹配 | 数量：10/10/10；单价：2000/2000/2000 | 是（Yes） | 无异常提示，账单可直接提交审核，审核通过后安排付款。 |
| 数量差异（账单多开） | 数量：10/10/12；单价：2000/2000/2000 | 异常 | 系统弹出“数量不匹配”提醒，需联系供应商核实是否为开票失误，协商重新开具发票（或冲销多开部分）。 |
| 数量差异（收货短缺） | 数量：10/8/8；单价：2000/2000/2000 | 是（Yes） | 若短缺为合理损耗（如运输损耗），可直接付款；若为供应商未足额发货，需协商补货后再付剩余款项。 |
| 价格差异（账单高价） | 数量：10/10/10；单价：2000/2000/2200 | 异常 | 需采购部门提供“价格调整说明”（如原材料涨价导致临时调价），附审批单后，财务可手动将状态改为“是”。 |
| 未关联收货单 | 账单未关联任何收货单 | 异常 | 提示“账单需关联有效收货单”，需返回账单编辑页面，在“关联文档”中选择对应的收货单。 |
步骤5：账单审核与付款（基于应付款状态）
- 审核逻辑：
- 状态为“是”：账单直接进入审核流程，审核通过后，财务部门在“会计 > 应付账款 > 付款”中创建付款单，完成支付。
- 状态为“异常”：需先解决差异（如重新开票、补充审批材料），待差异处理完毕后，手动将“应付款状态”改为“是”，再进入审核流程。
- 付款后状态更新：
付款完成后，系统会自动将账单的“应付款状态”改为“否（No）”，并锁定账单编辑权限，避免重复付款。
四、三方匹配的核心价值与实施注意事项
1. 核心价值总结
- 降本增效：自动化校验替代人工核对，减少财务部门70%以上的账单审核时间（尤其适用于采购频次高的企业）；
- 风险防控：从流程上杜绝“无订单付款”“多付货款”“虚假发票”等问题，据Odoo客户案例统计，启用后企业采购财务风险降低60%以上；
- 数据闭环：打通采购、库存、财务三部门数据，确保“采购需求-收货-付款”的数据一致性，为成本分析、供应商评估提供准确数据支撑；
- 合规审计：完整的文档关联与追溯功能，满足税务审计、内部审计对“付款凭证完整性”的要求，避免因凭证缺失导致的合规风险。
2. 实施注意事项
- 前期基础数据梳理：确保供应商信息、产品信息（尤其是“采购”选项卡的账单控制策略）准确无误，避免因基础数据错误导致匹配失效；
- 员工培训：需对采购、仓库、财务部门员工进行流程培训，明确各环节操作规范（如仓库员需准确填写收货数量，财务员需学会处理“异常账单”）；
- 灵活适配业务：并非所有业务都需启用三方匹配，建议对“小额零星采购”“服务类采购”设置例外规则，避免流程过度繁琐；
- 定期复盘优化：通过“三方匹配报表”分析常见异常原因（如供应商频繁开票失误、收货短少等），针对性优化（如与供应商签订更严格的交货条款、加强入库验收流程）。
通过以上对Odoo 18三方匹配机制的全面解析，企业可根据自身业务特点，搭建一套兼顾“效率与风控”的采购付款流程，实现从“人工管控”到“系统智能管控”的升级，为采购数字化转型奠定基础。
