Odoo 19 供应商收货提醒配置与发送全流程

收货提醒功能可帮助你提醒供应商确认收货日期，系统会向供应商发送邮件，确认具体收货时间。通过该功能，采购订单流程可大幅简化，同时节省时间。在处理供应商发票时，创建采购订单收货记录的场景较多（例如确保采购款项按账支付），而在企业运营中，Odoo 19 采购模块是管理采购订单收货确认的最佳工具。

一、激活收货提醒功能

需先在采购模块的设置中激活 “收货提醒”（Receipt Reminder） 选项，如下所示。

激活后，采购订单表单中将显示 “收货提醒” 功能，可通过该功能向供应商通知收货日期。

该功能会自动向供应商发送邮件确认收货日期，既能节省人工跟进时间，也让订单后续跟踪更便捷。但在此之前，需先在 Odoo 19 的 “自定义邮件服务器”（Custom Email Servers） 设置中配置外发邮件服务器（Outgoing Email Server）。

二、配置外发邮件服务器

进入 Odoo“设置”，找到 “自定义邮件服务器” 相关配置项。

选择 “外发邮件服务器”，填写必要配置信息，包括：

• SMTP 服务器地址（SMTP Server）；
• SMTP 端口（SMTP Port）；
• 连接加密方式（Connection Encryption）；
• 用户名（Username，即发送邮件的邮箱账号）；
• 密码（Password，即邮箱密码或应用专用密码）；

填写完成后，点击 “测试连接”（Test Connection） 按钮，确认服务器配置无误。

三、创建询价单（RFQ）并设置收货提醒

外发邮件服务器配置成功后，返回采购模块，开始创建询价单（Request for Quotation，简称 RFQ）。

1. 新建并填写询价单基础信息

点击“新建”按钮创建新的询价请求。填写供应商名称、供应商参考、币别和订单截止日期。然后，如下所示，在 “订单行”（Order Line） 中添加所需产品，并填写对应采购数量。

2. 设置 “预计到货日期” 与收货提醒

在询价单中，“预计到货日期”（Expected Arrival） 字段旁有一个**“请求确认”（Ask Confirmation）** 复选框。与产品的预计到达日期相比，供应商承诺的收货日期被称为“预计到达日期”。

选择“要求确认”并输入所需的天数后，系统将在预计到货日期前 X 天，自动向供应商发送邮件确认到货时间。因此，添加“预计到达”日期并激活“要求确认”选项后，它将向指定供应商发送电子邮件，请求根据所述日期进行收货确认。

在业务伙伴（供应商）表单中，可以为每个合作伙伴设置预定义的收货提醒日期。

3. 为供应商设置预设收货提醒日期

在 “合作伙伴表单”（Partner Form） 中，可针对每个供应商设置 “预设收货提醒日期”。当在询价单中选择该供应商时，预设的提醒日期会自动同步到采购订单表单中，无需重复配置。

4. 保存并确认询价单

如询价请求中所示，供应商承诺的到达日期设置为 2025年10月04日，“要求确认”设置为 2 天。这意味着系统会在收货日期前两天（即 2025年10月02日）向接收方发送确认电子邮件，以确保交货日期。因此，供应商必须核实收货日期。

为采购订单添加所有必要详细信息后，点击“保存”图标。

确认订单后，供应商将立即收到系统发送的邮件。然后，供应商可以通过电子邮件与客户确认收货日期。此外，通过选择“确认”字段后出现的图标，您可以预览提醒电子邮件，如下面的屏幕截图所示。

如果我们现在检查邮件，可以看到供应商将收到如下所示的确认电子邮件。

四、供应商接收与确认

邮件内容为：“温馨提示，采购订单 P00015 预计将于 2025年10月04日交付。您能否确认它将按时交付？”

如下所示，供应商还将收到一份包含所有必要信息（包括产品、送货地址、采购代表等）的询价请求 PDF 副本。

供应商可以通过点击**“确认收货日期”(Confirm Receipt date)** 按钮，即可完成收货日期确认，同时该询价单会根据供应商确认结果转为正式采购订单（Purchase Order）。

五、后续采购流程（订单审批、收货与付款）

审批采购订单

• 确认供应商的收货日期后，审批采购订单；
• 确认收货：选择**“接收产品”（RECEIVE PRODUCTS）** 选项，核实收到的货物；
• 生成账单并付款：收货验证通过后，点击**“生成账单”（Bill）** 按钮，按账单金额向供应商支付相应款项。

通过 Odoo 19 的 “收货提醒” 功能，用户可确保及时获取采购订单的收货确认信息；同时，借助 Odoo ERP 系统，企业创建 “基于收货的采购订单” 及生成账单的流程也变得更为简便。